U bent hier

Boekhouding oudercomité - jaarafsluiting

De boekhouding van het oudercomité zit in GNUCash. Hierin is een jaarafsluiting voorzien. Die functie heet in het programma 'Close Book' en zit in het menu 'Tools'. Aangezien dit uiteraard maar één keer per jaar uitgevoerd dient te worden, beschrijf ik hier enkele zaken voor mezelf als geheugensteuntje.

Periode

Ik probeer het jaar af te sluiten in augustus, zodat we klaar zijn om nieuwe rekeningen voor het nieuwe jaar (dat in september begint) in het nieuwe boekjaar te kunnen plaatsen. De bedoeling is dan dus om alle rekeningen van vorige activiteiten, vergaderingen of geplande aankopen ontvangen, betaald & geboekt te hebben.

Afronden lopende zaken

Van elke verwachte kost moet een factuur of rekening binnen zijn zodat we die kunnen boeken en betalen.

Effectief afsluiten

Neem eerst en vooral nu een backup, zodat we in geval van een foute afsluiting opnieuw kunnen beginnen.

Voorbereiding

  • Zorg dat er in de Equity-placeholder 998-Jaarafsluitingen een placeholder jaarvan-jaartot staat (bvb: 2012-2013).
  • Zorg dat in die placeholder jaarvan-jaartot twee Equity-accounts zijn met de namen Inkomsten en Uitgaven. (Als voorbeeld kan je een rekening van de vorige jaren bekijken)

Uitvoeren

  • Kies Tools, Close Book
  • In het schermpje dat dan komt: vul in
    • Closing Date: De datum tot waar er boekingen ingegeven zijn (post-date die je zelf hebt ingevuld in de transacties) die nog tot dat jaar behoren
    • Income Total: Kies de rekening die je in de vorige stap hebt aangemaakt Inkomsten
    • Expense Total: Kies de rekening die je in de vorige stap hebt aangemaakt Uitgaven
    • Description: Opgelet: hier vul je exact '*xxxx-yyyy' in (merk op dat er een asterisk (*) voor staat!), waarbij xxxx het start-jaar is en yyyy het eind-jaar. Bijvoorbeeld: je wil schooljaar afsluiten dat van 1 september 2014 tot 30 juni 2015 duurde, dan vul je daar in *2014-2015 (Deze rigide verplichting heeft te maken met de onvolkomendheden van de rapportering in GNUCash en de manier waarop het export-script voor de rapportering deze jaarafsluit-boekingen moet herkennen).
  • Druk op OK en binnen enkele seconden zijn alle inhoudelijke sub-rekeningen op 0 gezet en zie je de totale omzet in de Inkomsten & Uitgaven rekeningen onder 998-Jaarafsluitingen
OC area: